Binnenhuisreglement

Dit Binnenhuisreglement preciseert de sfeer en de werking van Jeugdhuis tOogpunt vzw. Het vult sommige artikelen van de statuten aan en omschrijft ze. Indien bepalingen van het huidig reglement strijdig zouden zijn met de letter of de geest van de statuten van de vereniging dan worden ze voor niet geschreven beschouwd. De strijdigheid en nietigheid van sommige bepalingen van dit reglement tast de geldigheid van de andere bepalingen niet aan. Zoals bepaald in artikel 12 van de statuten wordt dit Binnenhuisreglement uitgevaardigd door de Raad van Bestuur en kan de raad het op ieder moment bij gewone meerderheid wijzigen.

Titel I - Zetel, Eigendommen.

Artikel 1. De maatschappelijke zetel is gevestigd te Hanswijkstraat 16, 3190 Boortmeerbeek.

Artikel 2. Sommige activa van de vereniging kunnen in bewaring worden gegeven aan beheerders of andere ledenmedewerkers van de vereniging. Deze personen dienen deze goederen als een goede huisvader te bewaren. Bij gebeurlijk verlies, diefstal of beschadiging van deze eigendommen dienen zij de penningmeester van de vereniging onmiddellijk op de hoogte te brengen.

Artikel 3. Deze eigendommen mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming van de Raad van Bestuur worden gebruikt, noch doorgegeven, uitgeleend of verhuurd aan derden.

Titel II � Toetredingsprocedure en duur lidmaatschap

Artikel 4. Aanvragen tot lidmaatschap dienen schriftelijk via een daartoe ontworpen formulier, de ledenfiche, te gebeuren. Deze formulieren kunnen op eenvoudige vraag aan de Raad van Bestuur of via de website worden bekomen en dienen ingevuld en ondertekend te worden. De Raad van Bestuur behoudt zich het recht om aanvragen tot lidmaatschap te weigeren, mits een gegronde en schriftelijke motivatie. Als de Raad van Bestuur geen bezwaar heeft, wordt na het betalen van de lidmaatschapsbijdrage een lidkaart toegestuurd. Het lidmaatschap gaat pas in na het ondertekenen van de lidkaart. Door het ondertekenen van de lidkaart verklaren de leden dat ze zich gedurende hun lidmaatschap zullen laten leiden door de principes van statuten en Binnenhuisreglement. Ze verbinden zich ertoe geen daden te stellen die de vereniging op enigerlei wijze schade toebrengen.

Artikel 5. De lidmaatschapsbijdrage voor 2006 werd door de Raad van Bestuur vastgesteld op 2,00 euro.

Artikel 6. Het lidmaatschap vervalt bij het begin van een volgend kalenderjaar. Het lidmaatschap kan hernieuwd worden. Verder vervalt het lidmaatschap indien schriftelijk ontslag wordt ingediend bij de voorzitter van de Raad van Bestuur of indien de Algemene Vergadering beslist een lid uit te sluiten met een meerderheid van twee derden van de stemmen. Een lid dat werd uitgesloten door de Algemene Vergadering kan niet opnieuw het lidmaatschap aanvragen. Bij het vervallen van het lidmaatschap dient het voormalig lid de verkregen lidkaart weer in te leveren.

Titel III - Soorten leden

Artikel 7. Tot de vereniging kunnen als gewoon lid toetreden iedereen die tenminste de leeftijd van 14 jaar heeft bereikt en wil deelnemen aan één of meerdere activiteiten van de vereniging of wil gebruik maken van een door de vereniging uitgebaat jeugdhuis. De maximale leeftijd is in principe 35 jaar, maar de Raad van Bestuur kan hierop uitzonderingen maken.

Artikel 8. Leden die enige verantwoordelijkheid willen dragen in het uitbouwen van de vereniging kunnen een aanvraag indienen bij de Raad van Bestuur tot het bekomen van het statuut van lidmedewerker. De Raad van Bestuur duidt de lidmedewerkers aan. Er wordt geen extra bijdrage gevraagd van de ledenmedewerkers buiten de lidmaatschapsbijdrage die ze als gewoon lid reeds betalen.

Artikel 9. De Algemene Vergadering kan ook andere personen als ereleden tot de vereniging toelaten. Erelid is hij die zich op bijzondere wijze verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging. Het erelid wordt door de Algemene Vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur benoemd. Het erelid dient deze benoeming evenwel eerst te aanvaarden alvorens de benoeming uitwerking heeft.

Titel IV - Rechten en plichten van de gewone leden

Artikel 10. De gewone leden van de vereniging hebben het recht op deelname aan de activiteiten georganiseerd door de vereniging, mits ze aan eventuele bijkomende voorwaarden, afhankelijk van de activiteit, voldoen. Verder hebben zij het recht op vrij ontslag uit de vereniging en het recht op een bijzondere procedure in geval van gedwongen ontslag uit de vereniging, zoals vermeld onder titel II van dit reglement.

Titel V - Rechten en plichten van de ledenmedewerkers

Artikel 11. De ledenmedewerkers beschikken over volgende dwingende rechten:

•  stemrecht op de Algemene Vergadering;

•  het recht om de Algemene Vergadering samen te roepen, als tenminste één vijfde van de ledenmedewerkers dat vraagt;

•  het recht om een voorstel op de agenda van de Algemene Vergadering te plaatsen als tenminste één twintigste van de ledenmedewerkers dit vraagt;

•  het recht om kennis te nemen van de geschreven stukken van de vereniging;

•  het recht op vrij ontslag uit de vereniging;

•  het recht op een bijzondere procedure in geval van gedwongen ontslag uit de vereniging, met name deze vermeld onder titel II van dit reglement;

•  het recht om de ontbinding, nietigheid van een handeling van de V.Z.W. of van een beslissing van de vereffenaars te vorderen, zonder van enig ander belang dan het lidmaatschap te doen blijken.

Artikel 12. De lidmedewerker verbindt zich ertoe actief mee te werken aan de verwezenlijking van het maatschappelijk doel van de vereniging zoals omschreven in artikel 3 van de statuten. De ledenmedewerkers werken op vrijwillige en belangeloze basis.

Titel VI � De Algemene Vergadering

Artikel 13. De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle ledenmedewerkers van de V.Z.W. Alle andere leden en ereleden mogen de vergadering bijwonen, maar hebben geen stemrecht. De Algemene Vergadering wordt minstens eenmaal per jaar bijeengeroepen om haar opdrachten beschreven in de statuten, artikel 14, uit te voeren.

Artikel 14. De Algemene Vergadering heeft beslist dat alle ledenmedewerkers die zonder verontschuldiging niet komen opdagen op de Algemene Vergadering automatisch het statuut van lidmedewerker verliezen. Dit artikel kan enkel door de Algemene Vergadering worden aangepast.

Artikel 15. De vorm van oproeping gebeurt schriftelijk zoals omschreven in artikel 16 van de statuten. De oproeping gebeurt door de Raad van Bestuur en bij oproepingsbrief met de post verzonden. Alle leden moeten worden opgeroepen en de oproepingsbrief moet ten minste drie dagen voor de vergadering besteld worden. De oproepingsbrief bevat naast de agenda ook de datum, de plaats en het uur van de vergadering.

Artikel 16. Het verslag van de Algemene Vergadering is de geschreven neerslag van de beraadslagingen en stemmingen op die vergadering. Het wordt opgesteld door de secretaris van de Raad van Bestuur. Het dient ondertekend te zijn door de secretaris en de voorzitter en wordt bewaard op de maatschappelijke zetel. Het bevat drie onderdelen:

•  gegevens van de vergadering:

•  de datum van de vergadering;

•  het uur van de vergadering;

•  de locatie;

•  de aanwezige leden;

•  de eventueel verontschuldigde leden.

•  de beraadslaging over de besproken onderwerpen: chronologische bespreking van de agendapunten met bondige vermelding van eventuele pro's en contra's en van de uitslag van de eventuele stemming. Ook de stemverhouding moet vermeld worden. Dit onderdeel bevat:

•  de goedkeuring van het verslag van de vorige Algemene Vergadering;

•  de andere agendapunten;

•  de variapunten.

•  de eventuele vaststelling van datum, plaats en uur van de volgende Algemene Vergadering.

Het verslag van de Algemene Vergadering wordt aan de ledenmedewerkers toegestuurd, ten laatste bij de oproepingsbrief voor de volgende Algemene Vergadering, waarop het verslag moet goedgekeurd worden.

Titel VII � Het benoemen en ontslaan van beheerders

Artikel 17. Het benoemen van de Raad van Bestuur gebeurt door de Algemene Vergadering. Tenminste één maand voor de Algemene Vergadering waarop de verkiezing moet plaatsvinden doet de voorzitter van de Raad van Bestuur een schriftelijke oproep naar alle ledenmedewerkers tot schriftelijke kandidaatstelling voor de Raad van Bestuur. Elke kandidatuur bestaat uit een ploeg van ofwel drie ofwel vijf personen. In de kandidatuur vermelden ze een motivatie of beleidsplan, ondertekend door alle personen van de lijst. Eén persoon kan deel uitmaken van verschillende kandidaturen, maar geen twee kandidaturen mogen uit identieke lijsten bestaan. De kandidaturen moeten de zetel van de vereniging ten laatste twee weken na de oproep bereiken. Bij de oproeping voor de Algemene Vergadering waar de verkiezing zal plaatsvinden wordt vervolgens volgend agendapunt toegevoegd: �verkiezing van de Raad van Bestuur�. De kandidaturen worden in een bijlage meegestuurd met de oproepingsbrief.

  Artikel 18. De verkiezingsprocedure gebeurt als volgt:

•  de ploegen krijgen op de Algemene Vergadering de kans hun kandidatuur toe te lichten;

•  er volgt in een eerste stemronde een geheime stemming per ploeg;

•  indien er juist één ploeg in de eerste ronde meer dan de helft van de stemmen haalt, is deze ploeg verkozen.

•  indien er meer dan één ploeg in de eerste ronde meer dan de helft van de stemmen haalt, mag elk stemgerechtigd lid in de tweede stemronde slechts één stem uitbrengen op één ploeg. De ploeg die in deze ronde de meeste stemmen behaalt, is verkozen;

•  indien geen enkele ploeg in de eerste ronde de helft van de stemmen haalt, wordt de eerste stemronde herhaalt. Indien dan nog geen ploeg het haalt, wordt de verkiezing verdaagd naar een volgende Algemene Vergadering.

Artikel 19. De Raad van Bestuur wordt benoemd voor drie jaar.

Artikel 20. De Algemene Vergadering kan een beheerder ontslaan met een tweederde meerderheid van stemmen. Een beheerder kan zijn ontslag ook indienen bij de voorzitter voor de Raad van Bestuur.

Artikel 21. Valt een beheersmandaat open tijdens het lopende mandaat (ontslag, overlijden), dan zal de Raad van Bestuur op de eerstvolgende Algemene Vergadering een vervanger voordragen. De Algemene Vergadering kan deze vervanger al dan niet aanvaarden. Indien deze persoon niet werd aanvaard, zal de Raad van Bestuur op deze of de volgende Raad van Bestuur een nieuwe vervanger voordragen.

Artikel 22. Bij gebreke aan een tijdige vernieuwing van de Raad van Bestuur, ofwel omdat de Algemene Vergadering te laat bijeengeroepen werd, ofwel omdat de Algemene Vergadering aan geen van de ploegen haar vertrouwen gaf, zijn de beheerders in functie verplicht om hun mandaat verder uit te oefenen tot in hun vervanging is voorzien. Deze overgangsmaatregel is evenwel geen stilzwijgende hernieuwing van het beheersmandaat voor een nieuwe termijn van drie jaar. Alle ledenmedewerkers en beheerders dienen elk naar hun mogelijkheden te streven naar een spoedige vervanging van de Raad van Bestuur.

Titel VIII � De Raad van Bestuur

Artikel 23. De aanduiding van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester, waarbij cumuls niet zijn toegelaten, dient als volgt te gebeuren: op de Algemene Vergadering waarop de Raad van Bestuur benoemd werd, doet de voorzitter van de vorige Raad van Bestuur een oproep aan de nieuwe Raad van Bestuur tot schriftelijke kandidaatstelling voor de bovengenoemde functies. Er wordt een uiterste datum opgegeven waarop de kandidaturen de zetel van de vereniging moeten bereiken. Bij de oproeping voor de eerste Raad van Bestuur waarop de verkiezing zal plaatsvinden wordt volgend agendapunt toegevoegd: �verkiezing van de voorzitter, secretaris en penningmeester�. De kandidaturen worden in een bijlage meegestuurd met de oproepingsbrief. Op deze vergadering zal de nieuwe Raad van Bestuur aanwezig zijn, net als de voorzitter van de vorige Raad van Bestuur. Deze laatste zal echter enkel de vergadering en de verkiezingen leiden en heeft verder geen stemrecht meer.

Artikel 24. De verkiezingsprocedure zelf gebeurt als volgt:

•  de kandidaten krijgen op de Raad van Bestuur de kans hun kandidatuur toe te lichten;

•  er volgt in een eerste stemronde een geheime stemming per functie;

•  indien er voor een functie meerdere kandidaten in de eerste ronde een gelijk aantal stemmen behalen, mag elk stemgerechtigd lid in de tweede stemronde slechts één stem uitbrengen op één van deze kandidaten. De kandidaat die in deze ronde de meeste stemmen behaalt, is verkozen.

Artikel 25. De taakverdeling onder de functies binnen de Raad van Bestuur is al volgt:

•  De voorzitter roept de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij elkaar, stelt de agenda op en leidt de besprekingen. Hij is het gezicht en woordvoerder van de vereniging zowel ten opzichte van derden als ten opzichte van de leden. Hij is verantwoordelijk voor de continuïteit en goede werking van de vereniging in het algemeen.

•  De secretaris stelt de notulen van de vergadering op en staat in voor de bewaring ervan in de archieven. Hij verstrekt afschriften op verzoek. Hij zorgt voor de ledenadministratie. Hij verzorgt ook de normale briefwisseling van de vereniging. Hij is verder verantwoordelijk voor het in orde brengen van vergunningen en taksen allerhande.

•  De penningmeester doet de boekhouding, stelt de rekeningen op en is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Hij geeft op de Raad van Bestuur financieel verslag van de verrichtingen en activiteiten. Hij houdt de inventaris bij van de eigendommen en de activa en controleert de kas. Hij legt hierover verantwoording af bij de Raad van Bestuur. De penningmeester houdt toezicht op het naleven van de wetten op de vzw, zowel op fiscaal vlak als op andere.

Artikel 26. De Raad van Bestuur heeft naast de taken opgesomd in artikel 12 van de statuten als taakomschrijving:

•  het waken over de naleving van de doelstellingen en het totale beleid van de vereniging;

•  de goedkeuring van en de eindverantwoordelijkheid over alle projecten;

•  de ondertekening van alle contracten van gelijk welke aard:

•  instaan voor het beheer van de centrale rekeningen, inning van de toelagen, enz.;

•  het ter goedkeuring voorleggen van de rekeningen van het voorbije jaar en de begroting van het komende jaar aan de Algemene Vergadering;

Artikel 27. De oproeping voor de Raad van Bestuur gebeurt mondeling of schriftelijk door de voorzitter.

Artikel 28. Elke beheerder mag iedere persoon oproepen die kan bijdragen tot verduidelijking van een agendapunt op de Raad van Bestuur. De aldus uitgenodigde deskundigen nemen niet deel aan de stemmingen. Uitzondering hierop wordt gemaakt wanneer de Raad van beheer met tweederde der stemmen beslist dat de zitting geheim is en geen derden mogen aanwezig zijn.

Artikel 29. De secretaris stelt het verslag op. Het dient ondertekend te zijn door de voorzitter en de secretaris en wordt bewaard op de maatschappelijke zetel van de vereniging. Het verslag bevat drie onderdelen:

•  gegevens van de vergadering:

•  de datum van de vergadering;

•  het uur van de vergadering;

•  de locatie;

•  de aanwezige leden;

•  de eventueel verontschuldigde leden.

•  de beraadslaging over de besproken onderwerpen: chronologische bespreking van de agendapunten met bondige vermelding van eventuele pro's en contra's en van de uitslag van de eventuele stemming. Ook de stemverhouding moet vermeld worden. Dit onderdeel bevat:

•  de goedkeuring van het verslag van de vorige Raad van Bestuur;

•  de andere agendapunten;

•  de variapunten.

•  de eventuele vaststelling van datum, plaats en uur van de volgende Raad van Bestuur.

Het verslag wordt aan alle beheerders bezorgd, ten laatste op de volgende Raad van Bestuur, waarop dit verslag ook moet goedgekeurd worden.

Titel IX � Deontologie van de beheerders

Artikel 30. De beheerders werken op vrijwillige en belangeloze basis, maar hebben het recht de redelijke en bewezen onkosten terug te vorderen van de vereniging.

Titel X � Slotbepalingen

Artikel 31. Dit Binnenhuisreglement ligt ter inzage van alle leden. De Raad van Bestuur kan dit met eenvoudige meerderheid wijzigen, maar moet de wijzigingen met de eerstvolgende Algemene Vergadering meedelen aan alle ledenmedewerkers.